Cóm preparar la informació pel servei de publicació?

Document d’interès per les persones responsables de les seccions, pels membres de la Junta Directiva i per a qui de manera regular o puntual hagi de menester la publicació d’alguna informació als mitjans dels qual disposa La Massa CCV.

DESCARREGA LES INSTRUCCIONS EN PDF DES D’AQUÍ

En primer lloc

La millor manera d’assegurar que els missatges surten a temps per a que els seus destinataris els rebin i puguin utilitzar la informació sense presses de darrera hora és una bona planificació.

La més senzilla consisteix en elaborar un calendari general per tot l’any que reculli les activitats que estan previstes.

En el cas de La Massa cal elaborar diversos calendaris i consolidar-los de manera que es pugui anticipar i evitar el solapament d’esdeveniments. Aquests calendaris es gestionen a través del Calendari associat al compte de correu de la secció o àrea de treball (si no en tens accés o tens dubtes envia una consulta a ticmaster@lamassaccv.org)

Caldrà tenir actius els següents calendaris

  • Calendari d’activitats generals de l’entitat, a alimentar des de la Junta Directiva
  • Calendari d’activitats de cada secció, a alimentar pel responsable de la secció o la persona en qui delegui aquesta tasca
  • Calendari de projecte, a alimentar pel responsable del projecte o la persona en qui delegui aquesta tasca

Aquests calendaris recullen no només les activitats de la secció que s’ofereixen a la participació de socis i d’altres persones, si no que també recullen les activitats de caire organitzatiu i d’altres que es preveu que tinguin lloc al llarg de l’any.

CÓM ACTIVAR EL CALENDARI

Amb aquesta informació els responsables del servei de comunicació poden preveure les necessitats i càrregues de treball, generar les comunicacions regulars (newsletter, App) i reclamar la informació que calgui a la persona responsable del fet a comunicar.

  • Disposicions, acords o decisions de la Junta Directiva
  • Disposicions, acords o decisions de l’Assemblea General de Socis
  • Disposicions, acords o decisions de les seccions
  • Convocatòria d’activitats i actes
  • Noticies i esdeveniments de La Massa o d’entitats col·laboradores
  • Disposicions o reglamentacions oficials que afectin a La Massa o a les seves activitats
  • Altres informacions provinents dels socis
  • …entre d’altres.

… entre 20 i 15 dies abans de la data de publicació de l’esdeveniment a anunciar per tal de facilitar les operacions de preparació tècnica de la informació, ampliació si s’escau, inserció als diferents mitjans dels que disposem (web, xarxes socials, whatsapp, correu electrònic, App corporativa, i el reenviament als mitjans externs (notes de premsa).

No obstant, en el cas d’informacions derivades de fets de darrera hora el termini s’escurçarà d’acord amb la persona tècnica encarregada de publicar-les.

Tota la informació s’ha de fer arribar al compte de correu electrònic: comunicacio@lamassaccv.org

Un document de text (NO PDF) que reculli les següents informacions:

  • A qui es vol adreçar la informació
  • Un resum del que cal comunicar. Mínim mig foli.
  • La data o dates en que es va produir el fet a comunicar.
  • L’hora i el lloc on s’efectuarà l’acte.
  • Qui hi participarà o el protagonitzarà.
  • Que es veu a cada imatge adjunta, qui hi surt, on està presa, que es veu
    • Si hi ha elements gràfics, fotografies o vídeos relacionats (cartells, logotips de col·laboradors o patrocinadors, etc) s’han d’adjuntar en la major definició possible (en format vectorial si és possible o en jpg o png de gran tamany) o facilitar l’enllaç a la font d’on es puguin baixar els arxius originals. Per a que no perdin qualitat envieu els arxius originals per wetransfer.
  • Informació detallada respecte a com participar (lliurament d’opinions i comentaris, inscripcions…) i les condicions de participació si n’hi ha (qui pot participar, cost d’inscripció, restriccions sanitàries, d’aforament…)
  • Si s’esmenta informació publicada ja per tercers cal facilitar sempre l’enllaç o les dades de la publicació original.
  • Responsable de la informació i les seves dades de contacte (important per que qui hagi de fer la publicació pugui demanar-li ampliació de informació, de dades o aclarir dubtes).

infografia circuit de comunicació